Faktur XML Cuma 15 Baris Tapi Erornya 100 Baris Lebih, Apa yang Salah?

Febri, Jakarta

Jawaban:

TERIMA kasih Ibu Febri atas pertanyaannya. Seperti halnya pada aplikasi e-faktur, coretax system juga menyediakan 2 skema untuk menghasilkan faktur pajak keluaran, yaitu:

1. membuat secara manual satu demi satu faktur pajak (biasa disebut dengan key-in); atau
2. melalui mekanisme impor data.

Metode impor data merupakan cara paling efektif untuk membuat faktur pajak dalam jumlah banyak secara sekaligus. Namun, berbeda dengan aplikasi e-faktur 4.0 yang membutuhkan file impor berbentuk Comma Separated Values (CSV), sistem coretax membutuhkan file berbentuk Extensible Markup Language (XML).

Dengan demikian, XML memang menjadi format baru yang disediakan Ditjen Pajak (DJP) untuk membuat faktur pajak dalam jumlah banyak melalui skema impor (upload file *.XML). Bahkan, pengusaha kena pajak (PKP) dapat mengunggah 1.000 faktur pajak dalam 1 file XML. Simak Coretax Diperbarui, PKP Bisa Unggah 1.000 Faktur Pajak per File XML.

Untuk mempermudah PKP, DJP pun telah menyediakan 2 bentuk file template XML, yaitu template berbentuk XML dan converter excel ke XML. Template berbentuk XML dapat digunakan oleh PKP yang memiliki kemampuan programming atau bagi para pengguna sistem Enterprise Resource Planning (ERP).

Sementara itu, converter excel ke XML dapat digunakan oleh PKP yang terbiasa menggunakan aplikasi office (seperti Microsoft Excel, Open Office, dan sejenisnya) dan awam dalam bidang programming. Kedua file template tersebut dapat diunduh melalui laman https://www.pajak.go.id/reformdjp/coretax/. Melalui laman yang sama, DJP juga telah menyediakan panduan penggunaannya.

Adapun produk akhir dari kedua file tersebut pada prinsipnya tetap sama, yaitu file XML. Setelah berhasil membuat file XML, PKP dapat mengunggah file XML tersebut melalui modul e-faktur, menu e-Faktur Pajak Keluaran, lalu pilih opsi Impor Data, dan klik Browse.

Apabila berhasil maka sistem akan memunculkan notifikasi ‘Invoice is Valid’. Sebaliknya, apabila tidak berhasil sistem akan memunculkan notifikasi ‘Invoices have errors!’ beserta daftar baris yang terdapat kendala atau error dan deskripsinya. Misal, seperti simulasi pada gambar berikut.

Terkait dengan pertanyaan yang Ibu Febri ajukan, daftar ‘baris ke’ yang ditunjukkan bukan mengacu pada file excel yang Ibu Febri buat melainkan merujuk pada baris file XML yang terbentuk. Untuk menelusuri dan mengecek baris yang error, Ibu Febri bisa mengunakan aplikasi Notepad+++ yang bisa diunduh melalui laman https://notepad-plus-plus.org/downloads/.

Setelah mengunduh dan menginstalnya, Ibu Febri bisa membuka file XML yang gagal diimpor tersebut melalui Notepad++. Kemudian, cari baris yang error sesuai dengan notifikasi yang muncul saat gagal impor dengan memperhatikan nomor baris di Notepad++.

Ibu Febri bisa memperbaiki baris yang dinyatakan error langsung melalui Notepad++ atau dengan membuka kembali file excel yang telah Ibu Febri buat. Apabila Ibu Febri ingin langung memperbaikinya melalui Notepad++, pastikan Ibu Febri tidak menghapus atau mengubah kata-kata yang tertulis dengan font biru.

Apabila sudah diperbaiki, Ibu Febri dapat menyimpan kembali (save as) file tersebut dan beri nama file yang berbeda dari file sebelumnya. Lalu, Ibu Febri dapat mengunggah kembali file yang telah diperbaiki ke sistem coretax.

Terkait dengan notifikasi error ‘NITKU Pembeli tidak valid’, Ibu Febri bisa memastikan kembali apakah komponen data dalam 'Jenis ID Pembeli' dan 'ID TKU Pembeli' yang dimasukkan sudah tepat. Adapun ada 4 pilihan pada ‘Jenis ID Pembeli’, yaitu TIN, National ID, Pasport, dan Other.

Adapun Jenis ID TIN (NPWP) dipilih apabila pembeli merupakan wajib pajak badan atau wajib pajak orang pribadi yang NIK-nya sudah terdaftar pada sistem coretax. Kemudian, Jenis ID National ID (NIK) dipilih apabila pembeli merupakan orang pribadi yang belum terdaftar di coretax system. Terakhir, Jenis ID paspor dipilih apabila pembeli merupakan warga negara asing.

Selanjutnya, apabila jenis ID pembeli yang dipilih adalah TIN atau NPWP maka ID TKU pembeli wajib diisi dengan 22 digit NITKU. Sementara itu, apabila jenis ID pembeli selain TIN atau NPWP maka ID TKU diisi dengan 000000. Simak Muncul Error NITKU Pembeli Tidak Valid, Apa yang Harus Dilakukan?

Sebagai informasi, artikel Konsultasi Coretax hadir setiap pekan untuk menjawab pertanyaan terpilih dari pembaca setia DDTCNews. Bagi Anda yang ingin mengajukan pertanyaan seputar coretax system, silakan mengirimkannya melalui kolom pertanyaan yang tersedia pada kanal Coretax atau klik tautan berikut ini. (sap)