Apa Itu Validasi Dokumen dan Lapangan dalam Pengakuan AEO?

Untuk dapat memperoleh pengakuan sebagai AEO, operator ekonomi perlu mengajukan permohonan kepada DJBC. Namun, DJBC belum tentu mengabulkan permohonan pengakuan sebagai AEO.

Hal ini lantaran pengakuan AEO hanya diberikan kepada operator ekonomi yang memenuhi syarat dan ketentuan. Untuk itu, terdapat serangkaian proses untuk menilai pemenuhan kondisi dan persyaratan atas permohonan pengakuan AEO.

Rangkaian proses tersebut di antaranya adalah validasi dokumen dan validasi lapangan. Lantas, apa yang dimaksud sebagai validasi dokumen dan validasi lapangan dalam proses pengakuan AEO?

Ketentuan mengenai validasi dokumen dalam proses pengakuan AEO di antaranya tercantum dalam PMK 137/2023. Merujuk beleid tersebut, permohonan pengakuan AEO yang diajukan pemohon akan dilakukan penilaian dan pemenuhan kondisi dan persyaratan di antaranya melalui validasi.

Validasi berarti serangkaian kegiatan untuk memeriksa, menguji, serta mengkonfirmasi berbagai macam data dan/atau informasi atas operator ekonomi yang dilakukan secara holistik atas risiko terkait dengan kepatuhan dan keamanan rantai pasok perdagangan internasional.

Validasi tersebut dilakukan oleh validator. Adapun validator merupakan pejabat bea dan cukai yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melakukan validasi terhadap operator ekonomi. Ada 2 jenis validasi yang dilakukan, yaitu validasi dokumen dan validasi lapangan.

Validasi Dokumen

Validasi dokumen adalah serangkaian kegiatan penilaian risiko terkait kondisi dan persyaratan AEO dengan melakukan pemeriksaan dan observasi data dan/atau informasi atas permohonan untuk memperoleh pengakuan sebagai AEO atau dalam rangka monitoring dan evaluasi.

Validasi dokumen tersebut merupakan bagian dari tahap penelitian administrasi. Adapun validasi dokumen dilakukan setelah validator meneliti berkas permohonan dan kelengkapan dokumen permohonan.

Apabila hasil penelitian menunjukkan dokumen persyaratan telah lengkap maka validator akan melakukan validasi dokumen. Validasi dokumen dilakukan dengan meneliti berkas permohonan dan informasi yang relevan serta menguji kesesuaian informasi, dengan potensi risiko atas pemenuhan kondisi dan persyaratan AEO.

Dalam proses validasi dokumen, pejabat DJBC dapat meminta operator ekonomi untuk melakukan pemaparan terkait dengan pemenuhan kondisi dan persyaratannya sebagai AEO. Pemaparan tersebut dapat dilakukan secara virtual dan/atau fisik.

Pemaparan tersebut dapat menghasilkan rekomendasi berupa: (i) perbaikan atas potensi risiko terkait pemenuhan kondisi dan persyaratan AEO; dan/atau (ii) validasi lapangan. Apabila hasil pemaparan berupa rekomendasi perbaikan maka pejabat DJBC akan menyampaikan kepada operator ekonomi untuk ditindaklanjuti.

Operator ekonomi harus menyampaikan tindak lanjut dari rekomendasi perbaikan yang diberikan DJBC. Atas hasil tindak lanjut tersebut, pejabat DJBC dapat meminta kepada operator ekonomi untuk memaparkan kembali tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disampaikan.

Validasi Lapangan

Validasi lapangan adalah serangkaian kegiatan penilaian risiko terkait kondisi dan persyaratan AEO dengan melakukan kunjungan ke lokasi (on-site visit) operator ekonomi dengan melakukan pemeriksaan dan observasi data dan/atau informasi atas permohonan untuk memperoleh pengakuan sebagai AEO atau dalam rangka monitoring dan evaluasi.

Validasi lapangan dilakukan sebagai tindak lanjut dari validasi dokumen. Adapun validasi lapangan dilakukan oleh tim validasi berdasarkan surat tugas. Adapun validasi lapangan dapat dilakukan secara fisik (on-site) di lokasi operator ekonomi atau hybrid berdasarkan manajemen risiko.

Setelah melakukan validasi lapangan, tim validasi akan membuat laporan untuk disampaikan kepada dirjen bea dan cukai. Laporan tersebut paling sedikit berisi kesimpulan dan/atau rekomendasi perbaikan.

Dalam hal laporan berupa rekomendasi perbaikan maka pejabat DJBC akan menyampaikan rekomendasi perbaikan tersebut kepada operator ekonomi dengan salinannya disampaikan kepada kantor pabean terkait.

Operator ekonomi harus menyelesaikan seluruh rekomendasi perbaikan maksimal 6 bulan sejak tanggal surat penyampaian rekomendasi. Operator ekonomi dapat mengajukan perpanjangan jangka waktu apabila tidak dapat menyelesaikan seluruh rekomendasi sesuai batas waktu yang ditetapkan.

Apabila telah selesai, operator ekonomi harus memberitahukan hasil perbaikan sebagai tindak lanjut dari rekomendasi perbaikan kepada pejabat DJBC. Dalam tahap ini, pejabat DJBC dapat meminta operator ekonomi memaparkan hasil perbaikan sebagai tindak lanjut dari rekomendasi perbaikan.

Setelah dilakukan validasi dokumen dan validasi lapangan barulah dirjen bea dan cukai atau pejabat DJBC melakukan forum panel untuk menetapkan operator ekonomi menjadi AEO. Sebagai AEO, operator ekonomi akan mendapat berbagai perlakuan tertentu di antaranya:

1. diakui sebagai partner DJBC;
2. mendapat layanan khusus dalam bentuk layanan yang diberikan client manager;
3. prioritas untuk diikutsertakan dalam program baru yang dirintis oleh DJBC; dan/atau
4. mendapatkan layanan konsultasi dan/atau asistensi kepabeanan di luar jam kerja kantor pabean.