Manajemen Dokumentasi Perusahaan Penting untuk Hadapi Sengketa Pajak

“What do you think is the biggest challenge companies face while handling tax disputes?”

Peserta diminta memilih salah satu dari 4 opsi jawaban yang paling menggambarkan tantangan bagi perusahaan dalam menghadapi sengketa pajak. Keempatnya adalah, pertama, hilangnya dokumen. Kedua, keterbatasan anggaran.

Ketiga, tingginya tingkat perputaran/penggantian sumber daya manusia (SDM) yang mengelola keuangan atau pajak di perusahaan, serta keterbatasan pengetahuan SDM keuangan atau pajak tentang transaksi-transaksi yang telah lalu.

Keempat, penanganan sengketa pajak secara mandiri tanpa melibatkan tim legal yang tepat.

Bagaimana hasilnya?

Dari hasil survei sederhana yang melibatkan peserta Asia Tax Forum 2025 itu, diperoleh fakta bahwa tantangan terbesar bagi perusahaan dalam menghadapi sengketa pajak adalah tingginya tingkat perpindahan atau penggantian SDM keuangan/pajak (51,3%).

Secara berurutan, jawaban-jawaban dengan pemilih terbanyak selanjutnya adalah dokumen hilang (33,3%), keterbatasan dana (7,7%) dan penanganan sengketa secara mandiri tanpa melibatkan tim legal yang handal (7,7%).

Artinya, kontinuitas SDM dan manajemen dokumentasi menjadi faktor terpenting bagi perusahaan dalam memitigasi sengketa pajak.

Berdasarkan survei tersebut, Annie lantas menghubungkan opsi-opsi jawaban yang tersedia dengan pengalaman praktiknya selama ini di lapangan.

Pertama, pentingnya perusahaan untuk mengarsipkan seluruh informasi keuangan yang penting di dalam suatu tempat. Tingginya tingkat perputaran tim keuangan/pajak dari perusahaan memunculkan risiko data/informasi tidak dibagikan atau tidak diarsipkan dengan benar.

Bisa juga, data/informasi tidak disimpan dalam satu media atau share point. Tak cuma itu, di banyak perusahaan, data/informasi keuangan juga disimpan oleh anggota tim yang berbeda di komputer atau media yang berbeda pula.

”Ada banyak alasan yang menyebabkan dokumentasi hilang. Namun, masalah utamanya adalah manajemen dokumentasi yang buruk," kata Anne di sela Asia Tax Forum 2025 yang digelar di Marina Bay Sands, Singapura, dikutip pada Jumat (25/4/2025).

Menurut Annie, manajemen dokumentasi yang baik dapat menguntungkan bagi perusahaan dalam mencari data atau dokumen tahun-tahun sebelumnya. Sebaliknya, perusahaan yang belum terbiasa dengan manajemen dokumentasi yang memadai akan kesulitan memperoleh kembali data atau dokumen lampau.

Kedua, pentingnya kolaborasi antara tim pajak, tim keuangan, dan tim teknologi informasi (IT). Kerja sama antara divisi-divisi tersebut dinilai krusial dalam meningkatkan efisiensi dan kepatuhan perpajakan di perusahaan.

"Ada akalanya tim pajak harus bekerja sama dengan tim IT dan keuangan. Saat berurusan dengan kantor pajak, Anda harus memahami berbagai transaksi yang diwakili dalam data-data," kata Annie.

Annie menyimpulkan, guna meminimalisir sengketa pajak setidaknya ada 2 hal yang menjadi fokus perusahaan. Pertama, perusahaan perlu memiliki sistem data dan informasi yang baik. Kedua, perusahaan perlu membangun kolaborasi yang baik antara tim pajak dengan tim keuangan dan tim IT perusahaan.

Menurutnya, tim pajak perusahaan berperan penting sebagai jembatan antara perusahaan dan otoritas pajak. Karenanya, divisi di dalam perusahaan yang menangani urusan pajak harus adaptif terhadap teknologi, mengikuti perkembangan regulasi, serta memahami core bisnis perusahaan.

"Dengan kombinasi pemahaman bisnis, kemampuan analisis, dan komunikasi yang baik, tim pajak menjadi bagian strategis dalam menjaga kepatuhan sekaligus mendukung pertumbuhan perusahaan," kata Annie. (sap)

Artikel reportase ini ditulis oleh Specialist of DDTC Consulting M. Ihsan Pratama saat menghadiri Asia Tax Forum 2025 di Singapura.